Voor het CEBioS-programma zijn we op zoek naar een Secretariaatsmedewerk(st)er, voor een vaste periode van één jaar, mogelijk verlengbaar. Kandidaten moeten voldoen aan de voorwaarden van de eerste arbeidsovereenkomst (jonger dan 26 jaar).
Het CEBioS-programma voert capaciteitsopbouw uit voor partners van de Belgische ontwikkelingssamenwerking op het gebied van behoud van biodiversiteit en duurzame ontwikkeling gekoppeld aan armoedebestrijding. Het werkt in het kader van de internationale verplichtingen van België onder het Verdrag inzake biologische diversiteit (CBD) en de Belgische biodiversiteitsstrategie.
CEBioS is gehuisvest en uitgevoerd in het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (KBIN) in Brussel, waar het behoort tot de Operationele Directie ‘Natuur’. CEBioS maakt deel uit van de ‘BIOPOLS’ groep en is nauw verbonden met het Belgische knooppunt bij het Verdrag inzake biologische diversiteit (CBD).
Het CEBioS-programma wordt gefinancierd door het Directoraat-generaal Ontwikkelingssamenwerking (DGD) via een samenwerkingsprotocol tussen het ministerie van ontwikkelingssamenwerking en het ministerie van wetenschapsbeleid.
Context
De Polyvalent administratief assistent werkt voor CEBioS (> 10 personen). Daarnaast zal de medewerk(st)er ook gelijkaardige diensten uitvoeren voor het Nationaal Knooppunt CBD (3 personen) en bij gelegenheid voor de overkoepelende groep Biopols na samenspraak met de coördinator van CEBioS.
Taken
De Polyvalent Administratief medewerk(st)er heeft een veelvoud aan verschillende uitvoerende administratieve taken, waaronder, het beheer van informatie en diverse interacties en contacten met de leden van de teams, maar ook met andere diensten van het instituut en tal van overheidsinstanties, organisaties en verschillende soorten publiek in België en de partners in het zuiden.
Verzorgt de logistiek van stagiaires uit ontwikkelingslanden die naar België komen. Beheert de stocks en verzendingen van publicaties;
Diploma
Houder zijn van een bachelor- of graduaatsdiploma.
Technische competenties
Doel van de functie: Het verzorgen van een veelheid aan verschillende uitvoerende administratieve taken ter ondersteuning van een dienst of van een persoon teneinde de medewerkers van de federale overheidsdienst in zijn geheel optimaal te laten functioneren;
Kernresultaatsgebieden:
- Administratief medewerk(st)er: Administratieve hulp verlenen aan coördinator en programmabeheerders, voorbereiden en klasseren van dossiers, agenda beheren, organiseren en beleggen van vergaderingen;
- Onthaalmedewerk(st)er): Onthaal van bezoekers, eenvoudige en/of routinematige vragen om inlichtingen van externe en interne klanten persoonlijk, telefonisch of via mail beantwoorden, doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en/of diensten, rondleidingen verzorgen, verschaffen van de nodige documenten of brochures, opvragen van de nodige informatie en/of nakijken van documenten om de klant verder te kunnen helpen;
- Secretariaatsmedewerk(st)er: Opstellen van standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst, eventueel kleine vertalingswerken, behandelen van inkomende en uitgaande briefwisseling, opmaken van verslagen van interne vergaderingen, verzorgen van het nodige materiaal, telefoon aannemen, boeken/zaaltjes reserveren;
- Assistentorganisator: op een projectmatige manier instaan voor de praktische organisatie van vergaderingen, manifestaties, colloquia, activiteiten, bijeenkomsten teneinde deze op een professionele en efficiënte manier te laten plaatsvinden. Dit omvat o.a. de volgende taken: uitwerken van de planning, beleggen van vergaderingen met betrokken partijen, aanleggen van materiaallijst/ledenlijst, contact opnemen met leveranciers, reserveren van accommodaties en transport (taxis', vliegtickets), voorbereiden van de zaal;
- Verder zal de medewerk(st)er in staat moeten zijn om klassementsbeheer van documenten uit te voeren, zoals ook de codering van data in verschillende databases;
Generieke competenties
Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
Interesse in het werken in een multiculturele omgeving, ontwikkelingssamenwerking en een federaal wetenschappelijk instituut;
Je kan zelfstandig werken en bent proactief;
Je werkt mee aan een goede teamgeest;
Je bent betrouwbaar en kan servicegericht handelen;
Je werkt efficiënt naar het behalen van deadlines;
Pluspunten zijn
Uitstekende beheersing van mondeling en schriftelijk Nederlands, Frans en Engels (communicatie);
Wij bieden
Een contract voor een eerste werkervaring (het contract zal moeten beeindigd worden op de laatste dag van het trimester waarin u 26 jaar wordt).
Je wordt aangeworven als niveau B (administratief deskundige) met de bijhorende weddeschaal B1. Minimum aanvangswedde: 28.682,75 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).
Gratis openbaar vervoer tussen het Museum en uw domicilie.
Solliciteren
Geïnteresseerden worden uitgenodigd om hun CV (waarin u duidelijk uw geboortedatum vermeldt) en een motivatiebrief uiterlijk 26 januari 2020 te sturen naar Dr. Luc Janssens van Bisthoven, CEBioS-coördinator, per e-mail: ljanssens@naturalsciences.be met de referentie EWE - SECR. CEBioS
Interviews zullen plaatsvinden begin februari 2020.
Start van het werk: bij voorkeur op 1 maart 2020.
Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen
