Collaborateur réservations h/f/x

Convention premier emploi -26 ans

L’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique recherche un·e chargé de réservations (niv. C) H/F/X
pour un contrat de premier emploi (80%)

Contexte

L’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique (IRSNB) est l’un des dix établissements scientifiques fédéraux dépendant de la Politique scientifique fédérale (Belspo). Il mène des recherches scientifiques intensives, offre des services d’intérêt public et est ouvert à tous via l'Institut des Sciences naturelles. Ce musée, qui constitue la partie visible de l’Institut, s’étend sur 10 000 m² de salles permanentes, d’expositions temporaires et d’ateliers éducatifs. Il accueille plus de 300 000 visiteurs chaque année, dont environ 25 % sont des groupes scolaires. Le musée est mondialement connu pour sa Galerie des Dinosaures, la plus grande d’Europe. Il propose également des galeries sur l’évolution de la vie, l’être humain (évolution et biologie), les minéraux, la biodiversité urbaine, 250 ans de sciences naturelles et la Planète Vivante, dédiée à la biodiversité mondiale.

Le Service Réservations est le point de contact privilégié pour les groupes qui souhaitent organiser une visite au Muséum, principalement les écoles, mais aussi les associations, entreprises et autres groupes.

Il informe et conseille les visiteurs sur l’offre d’activités, les visites guidées et les modalités pratiques, et les accompagne dans l’organisation de leur venue. Il assure le traitement et le suivi des demandes de réservations jusqu’à leur finalisation, en veillant à proposer une organisation adaptée aux besoins des groupes et aux disponibilités du Muséum.

Le service travaille en collaboration étroite avec le Service éducatif et les autres services impliqués. Il assure le suivi administratif des réservations, notamment les modifications, et la préparation de la facturation.

Par son rôle d’interface entre les visiteurs et les différents services du Muséum, le Service Réservation contribue directement à la qualité de l’accueil et au bon déroulement des visites de groupes.

 

Tâches principales

a) Gestion des réservations

  • Traiter les demandes entrantes (téléphone, e-mail, web) dans un délai de maximum 48 heures ouvrables.
  • Analyser les demandes et vérifier les disponibilités des activités, des guides et des salles.
  • Encoder les réservations dans le système de manière complète et précise.
  • Confirmer les réservations et communiquer aux clients les informations nécessaires à leur visite.
  • Gérer les modifications et annulations.

b) Suivi administratif et gestion des données

  • Assurer le suivi administratif des dossiers jusqu’à leur clôture.
  • Mettre à jour les informations dans les différents systèmes et veiller à la qualité et à la cohérence des données.
  • Identifier et corriger les informations incomplètes, incohérentes ou en doublon.
  • Rechercher et transmettre les informations nécessaires au traitement des dossiers.

c) Mise à jour des connaissances

  • Se tenir informé(e) de l’offre du Muséum, des procédures et des changements ayant un impact sur les réservations.
  • Appliquer les nouvelles procédures et informations dans le traitement des demandes.
  • Participer aux réunions et consulter régulièrement les communications internes nécessaires à l’exercice de la fonction.

Compétences génériques

a) Relation client

  • Accueillir et accompagner les clients de manière professionnelle et orientée solution.
  • Identifier les besoins spécifiques des écoles et des groupes afin de proposer une réponse adaptée.
  • Communiquer des informations claires, fiables et adaptées à l’interlocuteur.

b) Collaboration interne

  • Partager les informations utiles avec les collègues afin d’assurer la continuité du service.
  • Transmettre aux équipes concernées (guides, accueil, etc.) les informations nécessaires au bon déroulement des visites.
  • Collaborer efficacement avec les différents services concernés, notamment le Service éducatif, la comptabilité, les caisses et l’accueil.
  • Signaler rapidement les problèmes ou situations particulières susceptibles d’avoir un impact sur les réservations ou l’organisation des visites.

 

Profil :

Diplôme :
 

Être titulaire d’un diplôme ou certificat de l’enseignement secondaire supérieur donnant accès à une fonction de niveau C au sein de l’administration fédérale.

Condition spécifique : répondre aux critères d’éligibilité pour un contrat de premier emploi (avoir moins de 26 ans)

Compétences techniques/génériques:

·       Vous avez une excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit.

·       Vous possédez une excellente aisance relationnelle par téléphone et par e-mail.

·       Vous savez analyser une demande, cibler le besoin et y répondre de façon claire et adaptée.

·       Vous faites preuve de rigueur, de méthode et d'une grande exactitude dans le traitement des données.

·       Vous savez organiser votre travail en autonomie, gérer les priorités et respecter les délais.

·       Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et apprenez rapidement à utiliser de nouveaux logiciels métier.

·       Vous appréciez le travail en équipe et veillez à la bonne transmission des informations.

·       Vous êtes flexible et vous vous adaptez facilement aux évolutions de procédures ou d'outils.

·       Une bonne connaissance de la suite Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams, SharePoint).

Atouts :

·       Une première expérience (stage, job étudiant ou emploi) en accueil, service client, billetterie ou secrétariat.

·       Une connaissance pratique du néerlandais et/ou de l'anglais.

·       Une sensibilité ou un intérêt particulier pour le secteur culturel et muséal.

Nous offrons :

  • Contrat convention premier emploi à durée déterminée, à 80%.

Avantages :

  • chèques-repas (6€ par jour)
  • transport public gratuit vers et depuis le lieu de travail
  • pécule de vacances et prime de fin d'année
  • possibilité de bénéficier d'une indemnité vélo
  • avantages et réductions via Benefits@Work
  • 10 % de réduction dans la boutique du musée et au Dino Café
  • droit à la carte Attractions & Tourisme (sous conditions)

Candidature :

Envoyez votre lettre de motivation et votre CV au plus tard le 08 octobre  2026 à :
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique
Service Réservations
À l’attention de Ghesquière Graziella

Rue Vautier 29
1000 Bruxelles
gghesquiere@naturalsciences.be

Pour toute question d’ordre administratif, vous pouvez contacter le service RH à hr@naturalsciences.be.

Les candidat(e)(s) retenu(e)(s) seront invités à un entretien oral courant octobre.